총무사무원이 하는일은 무엇일까

총무사무원은 회사나 조직의 원활한 운영을 지원하는 다양한 행정 및 관리 업무를 담당하는 직원이며, 조직의 관리, 조정, 지원 업무를 총괄하며, 회사 내 여러 부서의 업무를 조율하고 지원하는 역할 및  매우 다양하고 조직의 크기나 성격에 따라 달라질 수 있습니다.

 
 
총무사무원이 하는일은

사무 관리
회사의 문서 관리, 기록 유지, 자료 보관 등을 담당합니다.
사무용품의 구입, 재고 관리, 배포 등을 담당하여 사무실 환경을 정비합니다.
각종 회의 준비 및 회의록 작성, 회의실 예약 등의 업무를 처리합니다.

인사 관리 지원
직원들의 근태 관리, 휴가 신청서 처리, 근무 시간 기록 등을 관리합니다.
인사 관련 문서 작성 및 유지, 인력 채용 지원 등의 업무를 수행할 수 있습니다.

비용 관리
사무실 운영에 필요한 경비를 관리하고, 예산을 집행하며, 경비 청구 및 정산 업무를 처리합니다.
각종 비용 지출 내역을 기록하고, 결산 보고서를 작성합니다.

시설 관리
사무실의 청결 유지, 시설물 관리, 장비 및 설비의 유지 보수 등을 총괄합니다.
외부 업체와의 계약 및 관리, 비품 수리 및 교체 등을 담당합니다.

행사 및 이벤트 지원
회사 내 각종 행사, 워크숍, 교육 프로그램 등을 기획하고 실행을 지원합니다.
행사에 필요한 물품 준비, 장소 섭외, 진행 관리 등을 담당합니다.

커뮤니케이션 관리
내부와 외부의 소통을 원활하게 하기 위해, 공지사항 전달, 이메일 관리, 전화 응대 등을 처리합니다.
부서 간 커뮤니케이션을 조정하고, 필요한 정보가 적시에 전달되도록 지원합니다.

자산 관리
회사의 고정자산 및 비품의 등록, 유지 관리, 폐기 등을 관리합니다.
회사 자산의 효율적 사용을 위한 방안을 마련하고 실행합니다.

 

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총무사무원이 알아야 할 점은

조직 능력 : 다양한 업무를 체계적으로 관리하고, 여러 부서와 협력하며 조정할 수 있는 능력이 필요합니다.

 

의사소통 능력 : 내부 및 외부와의 원활한 소통이 중요하며, 친절하고 명확한 의사소통이 필요합니다.

 

문제 해결 능력 : 업무 중 발생하는 다양한 문제를 신속하고 효율적으로 해결할 수 있어야 합니다.

 

시간 관리 : 여러 업무를 동시에 처리해야 하므로, 시간을 효과적으로 관리하고 우선순위를 정할 수 있는 능력이 필요합니다.

세밀함과 꼼꼼함 : 문서 관리, 비용 정산 등의 업무에서 실수를 방지하기 위해 꼼꼼함이 요구됩니다.

컴퓨터 활용 능력 : MS Office(엑셀, 워드, 파워포인트 등)와 같은 기본적인 사무 소프트웨어를 능숙하게 다룰 수 있어야 합니다.

총무사무원 일자리 전망

 

향후 5년간 총무사무원의 일자리는 현상태를 유지할 것으로 전망된다. 총무사무원은 국가 및 공공기관, 기업, 단체, 협회 등 조직의 운영을 지원하기 위해 반드시 필요한 인력으로 전 산업에 분포하며 취업자 수가 큰 폭으로 증가하거나 감소하지 않는 특성이 있다.

 

그러나 이들의 고용현황은 해당 산업의 성장 여부, 국내외 경제상황, 업무영역, 기업의 규모 등에 따라 다르게 나타날 것으로 보인다.

 

사무 및 정보기기의 활용이 보편화되고 사무업무의 효율화를 위한 전산망 개발 보급이 확대되고 있는데, 이는 사무직 인력 증가에 부정적 요인이다.

 

또한, 기업 간의 경쟁이 심화되면서 ‘저인원 고효율‘을 추구하는 경향이 짙어지고 있어 이·전직에 따른 빈 일자리가 발생하더라도 한 사람이 추가 직무를 담당하는 형태로 이루어질 것으로 보여 일자리 증가는 어려울 것으로 보인다.

 

기업들은 경쟁력 강화차원에서 경영지원 사무인력을 최소화하면서 영업이나 마케팅 등 수익과 직결되는 인력을 강화하는 경향을 보이고 있다.